Công tác chuyển đổi số lĩnh vực quản lý vật tư, thiết bị tại Công ty Thuỷ điện Huội Quảng – Bản Chát

Thực hiện Nghị quyết số 68/NQ-HĐTV ngày 17/02/2021 của Hội đồng thành viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam về Đề án tổng thể chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam đến năm 2022, tính đến năm 2025, Công ty Thủy điện Huội Quảng – Bản Chát đã bám sát Nghị quyết, các văn bản chỉ đạo của Tập đoàn để triển khai đồng bộ việc ứng dụng chuyển đổi số vào công tác quản lý và điều hành trong hoạt động sản xuất, Công ty đã triển khai chuyển đổi số trên 04 lĩnh vực trọng tâm: Lĩnh vực sản xuất; Lĩnh vực ĐTXD; Lĩnh vực quản trị nội bộ.

Trong đó, Công ty cũng đã chú trọng đến công tác chuyển đổi số lĩnh vực quản lý vật tư và thiết bị (VTTB), Công ty đã từng bước triển khai việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý vật tư: Từ việc lập đề nghị cấp vật tư, lập phiếu xuất, nhập vật tư và các biên bản đánh giá VTTB thu hồi trước đây được lập và in ký bản giấy, nay đã được Công ty thực hiện hoàn toàn trình duyệt trên phần mềm PMIS và trên phần mềm văn phòng D.office; công tác quản lý vật tư được thực hiện trên hệ thống hoạch định nguồn doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning  (ERP) phân hệ Quản lý tồn kho - Inventory (INV), cho thấy phần mềm này đã giải quyết được công tác thống kê nhập - xuất - tồn trên sổ sách. Tuy nhiên, trên phần mềm chưa mô tả hết thông số kỹ thuật, dẫn đến khó khăn trong công tác tìm kiếm, thông kê chính xác vật tư thiết bị sử dụng.

Với khối lượng lớn VTTB (≈ 4500) mã vật tư nhận lại từ hai dự án (NMTĐ Huội Quảng và NMTĐ Bản Chát) được Ban QLDA bàn giao lại. Trong đó, nhiều loại vật tư có thông số kỹ thuật chưa đầy đủ, chưa chi tiết dẫn đến khi có nhu cầu sử dụng VTTB các đơn vị phải cử CBCNV thường xuyên vào kiểm tra trực tiếp hàng tồn kho, dẫn đến mất nhiều thời gian ảnh hưởng đến công việc, cũng như không bảo đảm kịp thời để đưa ra phương án sửa chữa.

Để khắc phục hạn chế này, Công ty đã trao đổi học hỏi kinh nghiệm từ các Công ty trong Tập đoàn đang áp dụng phần mềm quản lý kho vật tư bằng mã vạch. Thấy được tiện ích, Công ty đã xây dựng kế hoạch và triển khai “Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, áp dụng mã số mã vạch trong công tác quản lý vật tư” thành 02 giai đoạn: Giai đoạn 1 thực hiện công tác chuẩn hóa dữ liệu đối với Kho vật tư NMTĐ Bản Chát. Hiện tại, đã hoàn thành công tác chuẩn hóa và cập nhật đầy đủ thông số, kỹ thuật số hóa được 1194 mã vật tư, cung cấp trên 2400 ảnh VTTB lên hệ thống phần mềm quản lý mã vạch, đồng thời phân quyền truy cập cho CBCNV trực tiếp thực hiện công tác quản lý/sử dụng vật tư của các đơn vị khai thác vận hành hệ thống.

Đến nay, Công đang triển khai giai đoạn (II) tại Kho vật tư Huội Quảng đã hoàn thành công việc chuẩn hóa dữ liệu VTTB, đang trong thời gian cập nhật dữ liệu lên phần mềm quản lý kho bằng mã vạch, dự kiến đưa vào khai thác vận hành, trong quý 4/2024.

Bước đầu, Công ty Thủy điện Huội Quảng – Bản Chát mới đưa vào khai thác vận hành công tác quản lý kho bằng mã vạch đối với Kho vật tư Bản Chát đã nhận thấy công tác số hóa tài liệu bằng bảng cứng sang dạng quét mã vạch lưu trong phần mềm thuận tiện việc sàng lọc, tìm kiếm và chia sẻ thông tin vật tư trong kho. Ứng dụng này cho phép các vị trí lãnh đạo Công ty, các Phòng/Phân xưởng hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi hàng tồn kho, thông tin vật tư đầy đủ thông số kỹ thuật, hình ảnh... trên hệ thống ở mọi nơi trên điện thoại, máy tính cá nhân có thể kiểm soát thông tin hàng hóa của Công ty tại bất kỳ thời điểm, xác định được khu vực, vị trí của hàng hóa trong kho vật tư, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa kết nối quản lý vật tư từ tồn trong kho đến ngoài công trường không chỉ khắc phục được tồn tại mà phần mềm ERP chưa làm được mà còn mang lại hiệu quả lớn đáp ứng kịp thời cho công tác sửa chữa, góp phần tiết kiệm thời gian trong quản trị doanh nghiệp.

Lợi ích của phần mềm mang lại trong công tác quản lý vật tư từ khâu nhập kho, xuất kho, tìm kiếm vật tư tồn kho nhanh chóng, giảm chi phí hoạt động đi lại, giảm thời gian lưu kho, tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn. Hiệu quả mang lại qua tra cứu, sàng lọc nhanh chóng đưa vật tư ra phục vụ sửa chữa đây cũng là 1 tiêu chí trong việc thực hành (5S), cũng như góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất tại Công ty.

Tin bài: Phạm Công Tuyến – PTP.KHVT